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「普段通りメールを使っているはずなのに、なぜか特定のメールだけが届かない……。そんな経験はありませんか？」

ビジネスにおいて、メールの受信漏れは大きな機会損失につながりかねません。
特に「他のメールは届くのに、容量の大きい添付ファイルがあるメールだけが受信できない」といった症状は、一見原因が分かりにくく、放置されがちなトラブルです。

今回は、名古屋市内の法人様からご相談いただいた、メール受信トラブルの解決事例をご紹介します。

1. ご相談内容：特定のメールが受信できていない

先日、名古屋市内のお客様より「PCのメール設定を見てほしい。
どうやら受信できていないメールがあるようだ」とのご依頼をいただきました。

詳しくお話を伺うと、ゴールデンウィーク前の4月21日頃に送られたはずの、容量の大きい添付ファイル付きメールが届いていないことに本日気づかれたそうです。
他の通常のテキストメールは届いているため、PC自体の故障ではなく、設定やサーバー側の問題が疑われました。

2. 原因は「メールサーバーの容量がいっぱい」だったこと

調査の結果、原因はメールサーバーの容量不足であることが判明しました。

昨今、ビジネスでやり取りされるデータの高画質化・大容量化に伴い、添付ファイルのサイズも増える傾向にあります。
今回のお客様も、大容量のメールが立て続けに届いたことで、サーバーに割り当てられた容量が一時的に上限に達してしまったようです。

サーバーがいっぱいになると、新しく届いたメール（特にサイズの大きいもの）を受け入れるスペースがなくなり、送信元へエラーで返されたり、消失したりしてしまいます。

3. 対応内容：サーバーの自動削除期間を「7日間」に変更

現在はサーバー容量に若干の空きがありましたが、今後も同様のトラブルが再発する可能性が高い状態でした。
そこで、以下の対策を実施いたしました。

• ・メールサーバーの保持期間設定を変更
  通常、メールソフトの設定で「サーバーにメッセージのコピーを残す」設定になっている場合、一定期間サーバー内にデータが蓄積されます。
  今回は、この保持期間を短縮し、「7日後にサーバーから削除する」設定に変更しました。
  

これにより、PCで受信した古いメールは1週間でサーバーから自動消去されるようになり、常に新しいメールを受け取るための空き容量を確保できるようになりました。

4. 同様のトラブルを防ぐためのアドバイス

メールサーバーの容量トラブルは、以下のような場合に起こりやすくなります。

• ・複数のデバイス（PCとスマホなど）で同じアドレスを受信している
• ・動画や高解像度の写真、設計図などの重いデータを頻繁にやり取りする
• ・サーバーの契約プランが古く、容量が少ないままになっている
  
  

「設定方法がわからない」「最近メールの調子がおかしい」と感じたら、手遅れになる前に専門家へ相談することをお勧めします。

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パソコンの不具合やネットワークトラブル、サイバーセキュリティ対策の見直しを考えの際は名古屋パソコン修理.comにお任せください！

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